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Die Aufgaben umfassen insbesondere:

• Allgemeine Verwaltung des Forums in Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer
• Erstellung des Wirtschaftsplans, Bewirtschaftung und Controlling des institutionellen und des Drittmittelhaushalts, Erstellung von Verwendungsnachweisen und Abrechnungen
• Personalplanung und -verwaltung eines internationalen Teams
• Koordination mit externen Dienstleistern (u.a. bzgl. Jahresabschluss, Lohn- und Finanzbuchhaltung, Steuererklärung)
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit Fördermittelgebern, Kooperationspartnern und anderen Prüfinstanzen
• Vorbereitung von Verträgen, Vereinbarungen, entscheidungsreifer Vorlagen und Vermerke für den Geschäftsführer
• Mitarbeit bei der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen, der Verwaltung des Vereins und bei der Kooperation mit Partnereinrichtungen sowie bei der Entwicklungs- und Strukturplanung
• Durchführung von Vergabeverfahren
• Weiterentwicklung der Finanzbuchhaltungs- und Verwaltungsprozesse

Vorausgesetzt werden ein abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium, nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung öffentlicher Mittel und von Drittmitteln sowie Freude an einer Tätigkeit in einer internationalen Wissenschaftseinrichtung. Wir erwarten eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit und Stilsicherheit in der deutschen und englischen Sprache (schriftlich und mündlich), die Beherrschung digitaler Arbeitstechniken und -instrumente, sowie ein hohes Maß an Organisationstalent, Belastbarkeit, Kommunikationsgeschick, Teamfähigkeit, Aufgeschlossenheit, Diskretion, Loyalität und Eigeninitiative. Erfahrungen in der Personalverwaltung und -führung sowie in der Arbeit mit „DATEV Unternehmen online“ sind von Vorteil. Kenntnisse des öffentlichen Tarifrechts, Arbeitsrechts, Vergaberechts und des Bundesreisekostengesetzes sind wünschenswert.

Wir bieten einen interessanten Arbeitsplatz in einer jungen und internationalen Forschungseinrichtung, die Möglichkeit des alternierenden mobilen Arbeitens, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine betriebliche Zusatzversorgung. Die Vielfalt unserer Gesellschaft soll sich auch bei den Beschäftigten des Forums widerspiegeln. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Personen unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderungen oder sexueller Orientierung.

Bewerbungen mit Motivationsschreiben (max. 2 Seiten), Lebenslauf (max. 2 Seiten) und Nachweisen der erworbenen Abschlüsse und Qualifikationen erbitten wir bis zum 24. September 2023 ausschließlich per E-Mail in einem PDF-Dokument an bewerbung(at)trafo-berlin.de. Ansprechpartner ist der Geschäftsführer des Forums, Georges Khalil. Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich am 4. und 5. Oktober 2023 statt.